Werving van aannemers en leveranciers

Het vinden van de juiste aannemer of leverancier is vaak een hele klus. Eerst moet er een selectie worden gemaakt van partijen waar een offerte naar wordt gestuurd. Vervolgens moeten deze offertes uitgebreid worden geanalyseerd om de meest geschikte aannemer of leverancier voor uw VvE te vinden.

Standaard vragen wij voor iedere klus drie offertes aan. Het is niet altijd zo dat de goedkoopste kandidaat de opdracht krijgt. In bepaalde gevallen wordt in overleg met de bestuurders de beslissing genomen welke van de drie aannemers of leveranciers wordt aangenomen om de opdracht uit te voeren. Dit besluit kan van vele factoren afhangen, zoals de ervaringen met de aannemer, de ervaring van de aannemer zelf, de prijs, de termijn waarin de klus geklaard wordt etc. Indien het bestuur vindt dat de juiste aannemer er nog niet tussen zit, dan gaan wij gewoon verder op zoek totdat het wij én het bestuur tevreden zijn.

VvE ledenadministratie

Voor een goed beheer is het van cruciaal belang dat de ledenadministratie nauwkeurig wordt bijgehouden. Naarmate de VvE groter is, loopt het aantal verhuizingen al snel op.

Dit brengt veel administratieve werkzaamheden met zich mee. De maandelijkse bijdragen van de vorige bewoner moeten geïnd zijn en de nieuwe bewoner moet voorzien worden van alle benodigde informatie van de VvE. Deze vaak terugkerende taak neemt veel tijd in beslag. Het is dan ook ideaal dat Intenda dit op zich kan nemen.

Voorzitten Algemene ledenvergadering

Het leiden van de algemene ledenvergadering is een belangrijke taak. Er moet voor worden gezorgd dat de vergadering soepel en gestructureerd verloopt. Vooral bij gevoelige onderwerpen kan dit erg lastig zijn. Gelukkig kan Intenda deze taak uitstekend op zich nemen. Maar doet u dit liever zelf, dan kan dat natuurlijk ook!

Als u er voor kiest dat Intenda de voorzitter van de vergadering levert, dan wordt voorkomen dat er met verschillende belangen wordt voor gezeten. Om dezelfde reden is het ook af te raden dat één van de bestuursleden de vergadering voorzit. Een voorzitter die beheerder, bestuurder of lid van de kascommissie is, is het minst geschikt als voorzitter van de vergadering. Helaas is een vereniging niet altijd in de gelegenheid een andere voorzitter naar voren te schuiven. In dat geval kan Intenda de vergadering voorzitten.

Voorbereiding Algemene ledenvergadering

Intenda geeft u de mogelijkheid zelf de voorbereidende werkzaamheden voor de vergadering te doen. Hieronder valt het opsturen van de uitnodiging en agenda. Dit scheelt weer in de kosten.

Het is natuurlijk van groot belang dat de juiste informatie wordt verstuurd naar de leden van de VvE. Daarom zal Intenda altijd de taken die de VvE zelf uitvoert nauwlettend in de gaten houden.

Verzorgen vergaderlocatie

Naast het zelf verzorgen van de voorbereidende werkzaamheden voor de jaarlijkse vergadering, kunt u er ook voor kiezen zelf een vergaderlocatie aan te wijzen. Dit wordt vaak gedaan door VvE's die vanuit het ledennetwerk een vergaderlocatie kunnen bemachtigen of zelf een geschikte vergaderlocatie bezitten.

In de meeste gevallen laat de VvE de vergaderlocatie door ons verzorgen. Wij hebben veel contact met beheerders van vergaderlocaties waardoor wij voor een gereduceerd tarief een locatie kunnen reserveren. De keus is aan u!

Verzorgen van jaarrekeningen

Het is verplicht dat de leden aan het einde van ieder boekjaar inzicht krijgen in de financiële situatie van hun VvE. Intenda zorgt voor een keurige afhandeling van deze stukken. Wij zorgen er voor dat u jaarlijks de balans (van 31 dec.), het exploitatieoverzicht en de begroting voor het komende jaar tot uw beschikking krijgt.

Indien Intenda ook de meerjaren onderhoudsplanning (mjop) verzorgt, ontvangen de leden tevens een planning voor de maandelijkse bijdrage voor de komende twintig jaar. Zo kan worden nagegaan hoeveel de maandelijkse bijdrage moet zijn om het mjop aan te houden. In de vergadering wordt deze informatie teruggekoppeld aan de leden.

Storingsservice

U kunt er voor kiezen een uitgebreide storingsservice in het beheerpakket op te nemen. Hiermee is Intenda dag en nacht bereikbaar voor calamiteiten. Het probleem wordt daardoor zo spoedig mogelijk en adequaat opgelost.

Dat wil niet zeggen dat, indien u niet kiest voor deze optie, klachten niet adequaat worden verholpen. Ook indien u hier niet voor kiest proberen wij uw klacht zo snel mogelijk op te lossen. Deze optie wordt echter vaak aangevinkt zodat wij dan ook in de weekenden beschikbaar zijn.

Organisatie Algemene ledenvergadering

De vergadering bestaat uit alle leden van de VvE en is daarmee het belangrijkste orgaan. Tijdens de vergaderingen worden immers alle beslissingen genomen ten aanzien van het appartementencomplex. Aanwezigheid is dus een must.

Het organiseren van zo'n vergadering vergt veel tijd. De agenda moet worden opgesteld, bewoners moeten in de gelegenheid worden gesteld onderwerpen aan de agenda toe te voegen, er moet een uitnodiging worden verzonden en de vergadering moet uiteraard worden voor gezeten. Al deze zaken zijn belangrijk voor een goed verloop van de vergadering. Hiermee staat of valt een gezonde Vereniging van Eigenaren. Al deze taken wil Intenda graag van u overnemen. Wij zorgen voor alle benodigde stukken voor een verzorgde vergadering. Het is echter ook mogelijk zelf bepaalde taken uit te voeren. U kunt er bijvoorbeeld voor kiezen zelf de uitnodigingen te verzorgen of zelf de vergadering voor te zitten. De keus is aan u. Dit kunt u aangeven in het 'bereken offerte' programma.

Online financieel overzicht

Transparantie staat voorop bij Intenda. Wij vinden dat u te allen tijde inzicht moet hebben in de financiële situatie van uw VvE. Daarom hebben wij een programma ontwikkeld waarmee de leden van uw VvE altijd het actuele saldo en de inkomsten en uitgaven kunnen bekijken.

Daarnaast kan het totaalbedrag aan betalingsachterstanden geraadpleegd worden. Zo kunt u nagaan of er (structurele) betalingsachterstanden zijn. Met dit programma wordt de kans op fraude sterk gereduceerd doordat iedereen de inkomsten en uitgaven kan bekijken. Hiermee is de financiële situatie van de VvE erg overzichtelijk geworden waardoor de jaarlijkse kascontrole slechts een formaliteit wordt.

Verzorgen van onderhoudscontracten

Veel VvE's hebben bijvoorbeeld de groenwerkzaamheden uitbesteed aan een hovenier en kijken daarna nooit meer naar het contract. Wellicht kan er een scherper contract worden afgesloten of is een andere hovenier beter geschikt.

Wij zijn altijd op zoek naar de beste onderhoudscontracten. Door nieuwe inzichten en ervaringen verandert ons inzicht over aannemers en leveranciers voortdurend. Zo worden altijd de beste onderhoudscontracten afgesloten. Het betreft hier voornamelijk contracten voor het riool, liften en hoveniers. U kunt meeprofiteren van deze service. Vindt u dat echter niet nodig, dan kunt u deze optie ook uitvinken in ons 'bereken offerte' programma.

Meerjaren onderhoudsplan

Voor een gezonde VvE mag een gedegen meerjaren onderhoudsplan niet ontbreken. Dit plan bepaalt voornamelijk hoeveel er gespaard moet worden voor het reservefonds. Een gezonde VvE staat of valt dus met een goed meerjaren onderhoudsplan.

Samen met erkende adviseurs en aannemers wordt, voor iedere VvE die zich aansluit bij Intenda, het appartementencomplex kritisch nagelopen op bouwkundige facetten. Op basis hiervan wordt een mjop opgemaakt. Indien er al een mjop van het gebouw is, wordt deze kritisch bekeken en zonodig in overleg aangepast. Het mjop wordt gemaakt voor een termijn van twintig jaar. Zo wordt een duidelijke cyclus gecreëerd van de werkzaamheden. Ieder jaar wordt het plan weer aangepast voor de komende twintig jaar.

Logboek klachtenonderhoud

Met het logboek van klachten kunnen wij steeds beter anticiperen op problemen. Klachten hebben altijd een oorzaak en gevolg. Door de oorzaak met behulp van dit logboek sneller te doorgronden worden de gevolgen ervan voorkomen.

Iedere keer dat er een klacht of opmerking binnenkomt die betrekking heeft op de VvE of het appartementencomplex noteren wij dat in het logboek. Zo kunnen wij u steeds beter van dienst zijn en worden problemen voorkomen.

Juridische ondersteuning

Voor een goede samenwerking tussen leden van de VvE is er een standaard reglement waar iedere bewoner zich aan moet houden. Door de vergadering kan echter besloten worden om van bepaalde artikelen af te wijken.

Het wijzigen of toevoegen van regels aan het reglement kan juridisch erg ingewikkeld zijn. Wijzigingen in het reglement mogen immers niet in strijd zijn met de wet. Intenda kan u adviseren over de rechtsgeldigheid van wijzigingen en nieuwe regels in het VvE reglement.

Incassobeheer

Het incasseren van de maandelijkse bijdragen is één van de meest tijdrovende taken binnen het VvE beheer. Bij veel VvE's wordt de bijdrage maandelijks keurig betaald. Het komt echter ook vaak voor dat er één of meer wanbetalers lid zijn van de VvE. Erg vervelend, vooral als de wanbetaler structureel aangemaand moet worden.

Sommige VvE's kiezen er daarom voor de bijdrage driemaandelijks te innen. Dit vinden wij echter geen oplossing. Het periodieke bedrag kan in zo'n geval zo oplopen, dat dit juist zorgt voor betalingsachterstanden. Intenda kan u hierbij assisteren. Wij verzorgen dan het volledige incassobeheer.

Toch preferen sommige VvE's om zelf de bijdragen te inncasseren. Wij geven u daarom de mogelijkheid het incassobeheer zelfstandig te doen. Desondanks adviseren wij het incassobeheer uit handen te geven aan Intenda. Wij zorgen er dan voor dat alle bijdragen op tijd worden geïnd.

Indien u kiest voor het uitbesteden van de maandelijkse incassering kunnen de leden van uw VvE ook gebruik maken van ons online betalingsoverzicht. Hiermee kunnen de leden de betalingen uit het verleden bekijken. De leden kunnen dan zelf eventuele betalingsachterstanden voortijdig opmerken. Uit privacyoverwegingen kunnen leden van de VvE alleen hun eigen betalingshistorie bekijken.

Factuurmanagement

Voor een VvE worden vaak contracten afgesloten met meerdere aannemers en leveranciers. Het is verstandig dat één persoon de correspondentie met deze bedrijven voert. Zo kunnen er geen misverstanden ontstaan aangaande betalingen en nakomingen. Indien Intenda het beheer van uw VvE op zich neemt, wordt alle communicatie met derden voor u geregeld.

Vooral als er onderhoudswerkzaamheden op de planning staan is goede communicatie met aannemers vereist. Er moeten contracten worden getekend en betalingen worden verricht. Als er sprake is van groot onderhoud, kan dit erg veel tijd kosten. Maar ook de werkzaamheden na klachtenonderhoud of structurele werkzaamheden kunnen veel papierwerk opleveren. Intenda wil u hierbij graag de helpende hand bieden. Wij zorgen er voor dat alle betalingen en alle correspondentie via ons verloopt. Zo wordt uw woning zonder zorgen voor u onderhouden.

Documentarchivering

Wij vinden het belangrijk dat ieder VvE-lid de documenten van de VvE kan inzien. Daarom hebben wij gekozen voor een inlogsysteem op de website van Intenda waarbij ieder lid de VvE-documenten te allen tijde kan raadplegen.

Zo heeft u altijd alle stukken van de vereniging bij de hand. Hierbij kunt u denken aan de statuten, het huishoudelijk reglement en facturen. Tevens zullen alle documenten betreffende de vergadering zoals de agenda's, notulen, ingekomen stukken etc. online beschikbaar zijn. Uiteraard zorgen wij ervoor dat de gegevens van uw VvE optimaal beveiligd zijn en dat alleen de leden van de betreffende VvE inzage hebben in de documenten.

Assurantie optimalisatie

Bij appartementencomplexen worden er altijd collectieve verzekeringen afgesloten. Intenda zorgt er voor dat u als VvE altijd de beste en meest scherpe verzekering afsluit.

Hierbij valt te denken aan een gezamelijke opstalverzekering, glasverzekering, brandverzekering en aansprakelijkheidverzekering voor zowel de VvE als voor de bestuurders. Normaliter zullen nieuwe verzekeringen worden voorgelegd aan de bestuurders. Zij kunnen dan bepalen of een eventuele overstap wordt meegenomen in de VvE vergadering. Hierover wordt vervolgens gestemd door de leden van de VvE.

Budget bewakingssysteem

Aan het begin van ieder boekjaar worden alle kostenposten begroot. Het kan echter voorkomen dat de begroting van een onderdeel te laag wordt ingeschat waardoor er aan het einde van het jaar een tekort is en van het reservefonds gebruik moet worden gemaakt. U kunt er voor kiezen dat Intenda de VvE waarschuwt als dit gebeurt.

In de meeste gevallen wordt een aangewezen bestuurder hierover ingelicht. Vervolgens kan hierop worden geanticipeerd door bijvoorbeeld een opdracht te annuleren of uit te stellen. Zolang het vooraf bepaalde bedrag dat vermeld staat in de statuten niet wordt overschreden, heeft het bestuur deze bevoegdheid. Met dit bewakingssysteem komt de VvE nooit voor verrassingen te staan en hoeft er geen gebruik te worden gemaakt van het reservefonds. In overleg met de VvE/bestuurders wordt een marge aangehouden waarbij bij overschrijding het bestuur wordt ingelicht. Meestal ligt deze marge rond de 5%.